Оглавление
Проформа и коммерческий инвойс: что сверить при закупке из Китая
Без спама — обычно раз в месяц
Тенчат
Подписывайтесь на рассылку полезных новостей, экспертных статей, акций, а также на соцсети
Блог
Делимся полезными новостями из Китая о бизнесе и обществе, а также рассказываем о жизни компании
Выставки и форумы
Ведущие китайские выставки позволяют оставаться на острие мировых трендов и находить новых партнеров
Наши партнёры
Наша работа строится на принципах долгосрочного и взаимовыгодного сотрудничества с ведущими российскими компаниями
Пресса о нас
Наши эксперты в колонках ведущих деловых СМИ и в репортажах на главных отраслевых площадках
Самые популярные услуги
Редакция UGLC
Редакционный материал
Редакция UGLC
Редакционный материал
Проформа-инвойс помогает согласовать будущую поставку, а коммерческий инвойс содержит коммерческие сведения о поставляемом товаре и используется при экспортно-импортном оформлении. Проверять нужно не только слово в заголовке. Если между согласованием заказа и отгрузкой изменились количество, цена или валюта, эти изменения должны быть понятны из документов и подтверждений сторон.
Практический результат проверки — не два одинаковых файла, а объяснимая цепочка: что заказали, что пересогласовали, что включили в поставку и как учли уже внесенные деньги. Разберем эту цепочку на условной партии из трех артикулов.
Практический результат проверки — не два одинаковых файла, а объяснимая цепочка: что заказали, что пересогласовали, что включили в поставку и как учли уже внесенные деньги. Разберем эту цепочку на условной партии из трех артикулов.
Проформа-инвойс помогает согласовать будущую поставку, а коммерческий инвойс содержит коммерческие сведения о поставляемом товаре и используется при экспортно-импортном оформлении. Проверять нужно не только слово в заголовке. Если между согласованием заказа и отгрузкой изменились количество, цена или валюта, эти изменения должны быть понятны из документов и подтверждений сторон.
Практический результат проверки — не два одинаковых файла, а объяснимая цепочка: что заказали, что пересогласовали, что включили в поставку и как учли уже внесенные деньги. Разберем эту цепочку на условной партии из трех артикулов.
Практический результат проверки — не два одинаковых файла, а объяснимая цепочка: что заказали, что пересогласовали, что включили в поставку и как учли уже внесенные деньги. Разберем эту цепочку на условной партии из трех артикулов.
Оглавление
Проформа и коммерческий инвойс: что сверить при закупке из Китая
Чем проформа отличается от коммерческого инвойса
Pro forma invoice, или PI, — предложение в формате счета. Оно дает покупателю данные для обсуждения заказа и подготовки сделки. Commercial invoice, или CI, используется при экспортно-импортном оформлении. Такое разграничение описывает International Trade Administration в материалах о проформе и коммерческом инвойсе.
Сокращения PI и CI удобны для рабочего журнала, но сами по себе не определяют юридические последствия. Они зависят от содержания документов, отношений сторон и применимых правил. Нельзя считать любую проформу «бумагой без обязательств», а любой коммерческий инвойс — доказательством полного исполнения договора.
Не определяйте документ только по дате. Перед отгрузкой поставщик может прислать проект коммерческого инвойса для проверки. Важнее уточнить его статус: это предварительные сведения, согласованный документ или исправленная версия? Если файл обозначен как draft, попросите явно указать, что еще может измениться.
Китайское слово 发票 в переписке тоже требует уточнения. О налоговом документе и границах его проверки есть отдельный материал «Фапьяо в Китае». Проверка PI и CI не заменяет налоговую проверку.
Не определяйте документ только по дате. Перед отгрузкой поставщик может прислать проект коммерческого инвойса для проверки. Важнее уточнить его статус: это предварительные сведения, согласованный документ или исправленная версия? Если файл обозначен как draft, попросите явно указать, что еще может измениться.
Китайское слово 发票 в переписке тоже требует уточнения. О налоговом документе и границах его проверки есть отдельный материал «Фапьяо в Китае». Проверка PI и CI не заменяет налоговую проверку.
Сначала соберите правильные версии
Откройте не последние два вложения из переписки, а комплект по одному заказу: договор или иной документ с согласованными условиями, спецификацию, исходную проформу, подтвержденные изменения, проект коммерческого инвойса и сведения о фактической оплате. Отметьте номер заказа, дату и версию каждого файла.
Если поставщик прислал новую редакцию без пояснений, не удаляйте предыдущую. Сохраните обе и спросите, какие поля изменились и какая редакция заменяет прежнюю. Имя файла final не является подтверждением согласования. У одного заказа вполне могут оказаться final, final2 и еще один файл без номера — именно поэтому нужен журнал версий.
Полезно зафиксировать отдельные контрольные точки: версия, по которой согласовали заказ; версия, по которой рассчитывали аванс; версия для текущей отгрузки. Эти роли могут относиться к разным документам. Не пытайтесь свести их к одному файлу, если история заказа действительно менялась.
Проверьте стороны. Кто указан продавцом, покупателем, получателем товара и получателем платежа? Разные роли не всегда означают ошибку, но различие нельзя исправлять простым копированием названия. Запросите основание и связь документов. Проверка арифметики не подтверждает полномочия компании или безопасность банковских реквизитов.
Если поставщик прислал новую редакцию без пояснений, не удаляйте предыдущую. Сохраните обе и спросите, какие поля изменились и какая редакция заменяет прежнюю. Имя файла final не является подтверждением согласования. У одного заказа вполне могут оказаться final, final2 и еще один файл без номера — именно поэтому нужен журнал версий.
Полезно зафиксировать отдельные контрольные точки: версия, по которой согласовали заказ; версия, по которой рассчитывали аванс; версия для текущей отгрузки. Эти роли могут относиться к разным документам. Не пытайтесь свести их к одному файлу, если история заказа действительно менялась.
Проверьте стороны. Кто указан продавцом, покупателем, получателем товара и получателем платежа? Разные роли не всегда означают ошибку, но различие нельзя исправлять простым копированием названия. Запросите основание и связь документов. Проверка арифметики не подтверждает полномочия компании или безопасность банковских реквизитов.
Сверяйте строки, а не только общий итог
Начните с артикула и описания товара. Одинаковая сумма может скрывать замену модели, комплектации или материала. Если в PI три артикула, а в CI одна строка «товары», восстановите связь через спецификацию. Должно быть понятно, к каким позициям относится количество и по какой цене они учтены.
Следом проверьте единицу измерения. Сто штук и сто комплектов — разные исходные данные. Даже если количество в колонке осталось прежним, замена pcs на sets может изменить состав заказа. Для комплекта нужно согласованное описание: сколько изделий и каких именно в него входит. Не пересчитывайте комплект в штуки по собственной догадке.
Далее сравните цену единицы, сумму строки и валюту. Запись 1,500 без понятного формата может быть прочитана неверно. Попросите однозначную запись чисел и валютный код. Символ доллара без уточнения и привычная валюта прошлой закупки — недостаточная основа для расчета новой.
Следом проверьте единицу измерения. Сто штук и сто комплектов — разные исходные данные. Даже если количество в колонке осталось прежним, замена pcs на sets может изменить состав заказа. Для комплекта нужно согласованное описание: сколько изделий и каких именно в него входит. Не пересчитывайте комплект в штуки по собственной догадке.
Далее сравните цену единицы, сумму строки и валюту. Запись 1,500 без понятного формата может быть прочитана неверно. Попросите однозначную запись чисел и валютный код. Символ доллара без уточнения и привычная валюта прошлой закупки — недостаточная основа для расчета новой.
Базис поставки нельзя проверять по трем буквам. Сопоставляйте также названное место и согласованную редакцию правил, если они указаны в сделке. Если условия поменялись, выясните, меняется ли состав включенных расходов. Правильное умножение количества на цену не отвечает на этот вопрос.
Учебный пример: как изменился заказ
Все обозначения и суммы ниже условные. Это не бланк инвойса и не реальная поставка UGLC. Для примера стороны согласовали цены в CNY, единицу «штука» и отсутствие отдельных скидок, доплат и банковских комиссий в рассматриваемом расчете.
Исходная проформа PI-01 включает три артикула. Затем стороны письменно согласовали изменение: по B количество снизили с 50 до 40 штук, по C цену увеличили с 10 до 12 CNY за штуку. Остальные условия в нашем примере оставили прежними. Проект CI-02 проверяется именно относительно этого изменения, а не только относительно старой PI-01.
Исходная проформа PI-01 включает три артикула. Затем стороны письменно согласовали изменение: по B количество снизили с 50 до 40 штук, по C цену увеличили с 10 до 12 CNY за штуку. Остальные условия в нашем примере оставили прежними. Проект CI-02 проверяется именно относительно этого изменения, а не только относительно старой PI-01.
Изменение по B уменьшило стоимость на 300 CNY. Изменение по C увеличило ее на 160 CNY. Общая разница равна −140 CNY: 4 300 − 300 + 160 = 4 160. Количество уменьшилось на десять штук, но итоговая сумма изменилась не пропорционально количеству, потому что одновременно пересмотрели цену другого артикула.
Если бы мы сравнили только итог, то увидели бы «стало дешевле» и пропустили повышение цены C. Если бы проверили только B, то ожидали бы 4 000 CNY и ошибочно сочли корректный итог 4 160 арифметической ошибкой. Построчная сверка объясняет обе разницы без догадок.
Теперь представим, что в CI-02 у C появилась единица «комплект». Даже совпадение 80 × 12 = 960 не делает строку согласованной. Арифметика верна, а единица учета расходится с условием. Такой документ требует уточнения, а не отметки «проверено».
Если бы мы сравнили только итог, то увидели бы «стало дешевле» и пропустили повышение цены C. Если бы проверили только B, то ожидали бы 4 000 CNY и ошибочно сочли корректный итог 4 160 арифметической ошибкой. Построчная сверка объясняет обе разницы без догадок.
Теперь представим, что в CI-02 у C появилась единица «комплект». Даже совпадение 80 × 12 = 960 не делает строку согласованной. Арифметика верна, а единица учета расходится с условием. Такой документ требует уточнения, а не отметки «проверено».
Стоимость партии, аванс и остаток — разные суммы
В учебном примере аванс составляет 30% от исходных 4 300 CNY: 1 290 CNY. Дополнительно задано, что именно эта сумма получена продавцом и полностью засчитывается в оплату текущей поставки. После изменения заказа стороны сохраняют этот зачет и согласуют окончательный расчет по новой стоимости.
Тогда остаток равен 4 160 − 1 290 = 2 870 CNY. Это не новая стоимость товаров, а непогашенная часть стоимости в рамках заданных условий. Аванс не становится скидкой только потому, что его вычли при расчете остатка.
Тогда остаток равен 4 160 − 1 290 = 2 870 CNY. Это не новая стоимость товаров, а непогашенная часть стоимости в рамках заданных условий. Аванс не становится скидкой только потому, что его вычли при расчете остатка.
Нельзя автоматически взять 70% от новой стоимости. Это дало бы 2 912 CNY, а вместе с уже внесенными 1 290 — 4 202 CNY. В нашем примере переплата составила бы 42 CNY. Причина — применение прежнего процентного соотношения к другой базе, хотя сумма ранее внесенного аванса уже известна.
В реальной сделке сначала подтвердите, какая сумма получена, в какой валюте и к какому заказу относится. Если платеж был частичным, возникли комиссии, зачет распространяется на несколько поставок или валюта расчетов поменялась, простой формулы недостаточно. Нужны согласованный порядок учета и подтверждающие документы. Не подставляйте банковский курс или распределение аванса самостоятельно.
Этот пример не определяет таможенную стоимость и не дает инструкции по бухгалтерским проводкам. Сумма к доплате, коммерческая стоимость товаров и величина для конкретной учетной или таможенной процедуры могут решать разные задачи. Применимые требования проверяют отдельно.
В реальной сделке сначала подтвердите, какая сумма получена, в какой валюте и к какому заказу относится. Если платеж был частичным, возникли комиссии, зачет распространяется на несколько поставок или валюта расчетов поменялась, простой формулы недостаточно. Нужны согласованный порядок учета и подтверждающие документы. Не подставляйте банковский курс или распределение аванса самостоятельно.
Этот пример не определяет таможенную стоимость и не дает инструкции по бухгалтерским проводкам. Сумма к доплате, коммерческая стоимость товаров и величина для конкретной учетной или таможенной процедуры могут решать разные задачи. Применимые требования проверяют отдельно.
Как оформить ведомость расхождений
Удобнее обсуждать один перечень вопросов, чем отправлять поставщику несколько писем «суммы не сходятся». В каждой строке укажите документ, поле, прежнее значение, новое значение и основание, с которым его сравниваете. Отделяйте подтвержденное изменение от ошибки и от вопроса, на который пока нет ответа.
Не редактируйте присланный инвойс так, чтобы он просто совпал с вашей таблицей. Отправьте замечания и получите исправленный документ от ответственной стороны. В журнале отметьте, какую версию заменили и какие вопросы закрыты. Предыдущий файл оставьте в истории, но ясно обозначьте, что он больше не используется для текущего согласования.
Для позиции C запрос может быть конкретным: «В PI-01 и согласованном изменении единица — штука, в проекте CI-02 — комплект. Подтвердите единицу, состав позиции и актуальную редакцию документа». Такой вопрос не обвиняет поставщика, но не позволяет ответить одним общим «все правильно».
Для позиции C запрос может быть конкретным: «В PI-01 и согласованном изменении единица — штука, в проекте CI-02 — комплект. Подтвердите единицу, состав позиции и актуальную редакцию документа». Такой вопрос не обвиняет поставщика, но не позволяет ответить одним общим «все правильно».
Что проверить перед передачей пакета дальше
- Все файлы относятся к нужному заказу и текущей поставке; статус проекта или окончательной версии понятен.
- Артикулы, описания и единицы сопоставлены, а не признаны одинаковыми по общей сумме.
- Изменения количества и цены имеют понятное основание; арифметика проверена отдельно.
- Валюта, условия поставки и названное место не изменились незаметно.
- Стоимость товаров отделена от аванса и остатка; зачет платежа подтвержден для этой поставки.
- Открытые вопросы перечислены явно. Исправленный файл связан с предыдущей версией.
Хорошо проверенный комплект — это не обещание, что у банка или таможни больше не будет вопросов. Это документы, по которым вы можете объяснить каждое изменение и быстро показать его основание. Начните с журнала версий и построчной сверки: они помогают обнаружить конкретную проблему до передачи пакета дальше.
Задайте вопрос эксперту
Консультация является бесплатной и ни к чему вас не обязывает
Рекомендуем другие статьи